Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Renseignements personnels et vie privée
Corporation NexOne (« NexOne » ou « nous ») s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. Nous accordons une importance particulière à la protection des renseignements personnels que vous nous confiez et nous entendons faire le nécessaire pour conserver la confiance que vous nous témoignez à cet égard. Dans la présente Politique de confidentialité (notre « politique »), nous expliquons comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels que nous recueillons. Cette politique contient aussi des informations importantes quant à vos droits à l’égard de vos renseignements personnels, et la façon dont vous pouvez les exercer. La présente politique a été conçue de manière à se conformer aux exigences des lois relatives au respect de la vie privée en vigueur.
Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec nous en vous référant à la section intitulée « Comment pouvez-vous exercer vos droits ? » qui se trouve plus bas.
Champ d’application de cette politique
Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par NexOne ou d’autres dans le cadre de nos services, ou lors de la navigation sur notre site Web.
Toutefois, cette politique ne s’applique pas aux services offerts par des tiers, même s’ils sont accessibles par le biais de notre site Web, notamment, les réseaux sociaux. Nous vous suggérons de revoir les pratiques en matière de renseignements personnels de ces tiers afin de déterminer si vous désirez les utiliser.
Cette politique ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels de nos employés. Une politique distincte existe en e sens.
Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour fournir nos services à nos utilisateurs. Nos utilisateurs qui recueillent des renseignements personnels auprès de leurs clients pour utiliser nos services sont responsables des renseignements personnels qui leur sont confiés. Nous vous suggérons de consulter les politiques de confidentialité respectives de ces personnes afin de mieux comprendre la façon dont ils traitent les renseignements personnels.
Définition d’un renseignement personnel
Un renseignement personnel est une information qui se rapporte à une personne physique et l’identifie ou peut être utilisée pour l’identifier.
Les renseignements personnels comprennent notamment : votre nom, votre état matrimonial, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre adresse IP (protocole Internet), votre citoyenneté, votre statut d’immigration, vos revenus, vos renseignements bancaires, vos données sur les cartes de crédit ou de débit, vos identifiants électroniques, un rapport de solvabilité vous concernant, votre numéro d’assistance sociale (NAS) ou d’autres numéros d’identification comme votre numéro de courtier immobilier et plusieurs éléments spécifiques à votre identité physique, psychologique, économique, culturelle ou sociale. Plus d’informations à ce sujet se trouvent sur le site Web de la Commission d’accès à l’information.
Les renseignements personnels incluent également ceux qui sont recueillis par le biais de fichiers témoins (cookies), de fichiers journaux (log files) et d’autres technologies de suivi, comme les pixels espions ou les identifiants publicitaires d’appareils mobiles. Les fichiers témoins et les fichiers journaux permettent à notre site Web de collecter et de mémoriser certaines informations à propos de vous, tels que vos préférences. Ils servent également à faire du marketing ciblé selon vos champs d’intérêt. Veuillez consulter la section : « Comment utilisons-nous les fichiers témoins ? » ci-dessous pour plus d’information sur notre utilisation des fichiers témoins.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Pour fournir nos services aux courtiers immobiliers
- Pour vous identifier afin de vous permettre d’accéder à l’interface de navigation via notre site Web sécurisé;
- Pour vous identifier afin de vous permettre d’accéder aux données stockées sur nos serveurs ou ceux que nous utilisons;
- Pour permettre à vos clients de signer électroniquement les documents que vous placez à leur disposition; et
- Pour nous permettre d’envoyer des offres de services pertinentes aux besoins de vos clients.
Nous obtenons des renseignements personnels directement auprès de vous. Si vous refusez, vous vous opposez, vous demandez de limiter le traitement ou demandez la suppression de tout renseignement personnel nécessaire pour la prestation de nos services, ou si vous souhaitez retirer le consentement donné afin de recueillir et d’utiliser vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir nos services. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, notamment en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à conformite@nexone.ca.
Pour fournir nos services aux autres utilisateurs
- Pour vous permettre de signer électroniquement les documents placés à votre disposition par votre courtier immobilier ou la société à laquelle il est associé; et
- Pour nous permettre de vous envoyer des offres de services pertinentes à vos besoins.
Nous obtenons des renseignements personnels par le biais de nos clients, les courtiers immobiliers ou les sociétés auxquelles ils sont associés, ou directement auprès de vous. Si vous refusez, vous vous opposez, vous demandez de limiter le traitement ou demandez la suppression de tout renseignement personnel nécessaire pour la prestation de nos services, ou si vous souhaitez retirer le consentement donné afin de recueillir et d’utiliser vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tout ou une partie de nos services. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, notamment en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à conformite@nexone.ca. Si ces renseignements ont été fournis par le biais de nos clients, nous allons leur transmettre votre demande pour résolution. Si aucune réponse n’est reçue de leur part à la suite de votre demande auprès d’eux, nous y donnerons suite.
Pour communiquer avec vous et vous tenir informé
Nous pouvons avoir besoin de vous contacter par courriel ou par téléphone pour des raisons administratives ou opérationnelles.
Nous utiliserons également vos coordonnées pour la prospection commerciale et pour vous envoyer des communications marketing, si vous acceptez de recevoir de telles communications.
Votre opinion est très importante pour nous, nous pouvons donc vous demander vos commentaires sur nos services par courriel, sondage ou par le biais des réseaux sociaux. Nous utiliserons les communications que vous échangez avec nous et les commentaires que vous fournissez afin de gérer notre relation avec vous et améliorer nos services et votre expérience client.
Pour personnaliser et améliorer votre expérience client
Nous pouvons utiliser les communications que vous échangez avec nous et les informations sur votre utilisation de notre site Web pour améliorer nos produits et services y compris pour en assurer la sécurité et pour nous assurer que vous recevrez des communications commerciales de notre part qui vous intéresseront.
Nous utilisons des fichiers témoins de marketing qui permettent de suivre vos activités sur nos sites Web afin de vous présenter des publicités numériques personnalisées selon vos goûts ou de mener des activités de ciblage. Veuillez vous référer à la section intitulée « Comment utilisons-nous les fichiers témoins ? » plus bas afin d’obtenir plus d’information sur les fichiers témoins et l’utilisation que nous en faisons.
Le tableau ci-dessous précise les buts pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis et les énumère en fonction de ces buts.
| FINALITÉS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS | RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS |
|---|---|
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Administrer notre site Web et s’assurer de sa sécurité lors de votre navigation |
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Vous permettre de nous contacter concernant un de nos services |
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Vous permettre d’utiliser nos services en ligne (agence ou courtier immobilier) |
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Vous permettre d’utiliser nos services en ligne (client de l’agence ou du coutier immobilier) |
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Vous permettre de nous contacter à l’égard d’une demande ou pour tout commentaire concernant NexOne par le biais de notre courriel info@nexone.ca |
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Vous permettre de postuler en ligne à partir de notre site |
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Obtenir des statistiques et analyses de performance à l’égard de notre site Web, notamment, par le biais de fichiers témoins analytiques comme Google Analytics, pour améliorer et administrer celui-ci |
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Obtenir des statistiques et analyses de performance à l’égard de nos communications par courriel |
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Vous offrir de la publicité ciblée selon vos champs d’intérêt, par le biais de fichiers témoins de marketing dans la mesure où vous avez consenti à ce que soient collectés vos renseignements personnels par le biais de l’interactivité entre vous et notre site Web. Nous n’avons pas accès à des données permettant de vous identifier spécifiquement par le biais de la publicité ciblée. Les fichiers témoins et les services de publicité sont gérés par des plateformes tierces, comme Meta/Facebook et Google. We do not have access to data that specifically identifies you through targeted advertising. Cookies and advertising services are managed by third-party platforms, such as Meta/Facebook and Google. |
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Comment utilisons-nous les fichiers témoins?
Nous utilisons des fichiers témoins pour différentes fins, tel qu’indiqué dans le tableau ci-dessous. Nous utilisons des fichiers témoins que nous installons nous-mêmes, mais également ceux de tiers. Si vous y avez consenti, ces tiers recueillent des données sur chaque site Web ayant un tel fichier témoin installé afin de nous fournir des données contextuelles en matière analytique, ou afin de nous permettre de vous cibler avec des publicités pertinentes.
| CATÉGORIES DE FICHIERS TÉMOINS | UTILISATION |
|---|---|
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Essentiels |
Les fichiers témoins essentiels sont utilisés pour vous offrir nos services en ligne et rendre nos programmes disponibles, afin, notamment, d’en assurer la sécurité. Ils sont essentiels à l’accès et l’utilisation de notre site Web, par exemple. |
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Fonctionnels |
Les fichiers témoins fonctionnels sont utilisés dans le cadre de fonctionnalités ou de services disponibles par le biais d’un site Web. Par exemple, ils mémorisent la langue d’affichage. |
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Analytiques |
Les fichiers témoins analytiques sont utilisés afin de mieux comprendre la performance de notre site Web, notamment le contenu qui est apprécié par les visiteurs, ou afin de mesurer l’impact de nos campagnes de sensibilisation. Par exemple, nous utilisons les fichiers témoins de Google Analytics pour obtenir de l’information comme le nombre de visiteurs, la provenance des visiteurs, les pages visitées et le temps passé sur notre site Web. Nous voyons uniquement les données fournies par Google Analytics de façon agrégée. |
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Marketing |
Les fichiers témoins de marketing sont installés par de tiers afin de recueillir de l’information sur vos préférences de navigation et vos champs d’intérêt lorsque vous naviguez sur le Web. Ils permettent de vous cibler avec des publicités pertinentes. Par exemple, nous utilisons les technologies de suivi de tiers comme Meta/Facebook et Google. |
Vous pouvez gérer vos préférences quant aux fichiers témoins en consultant la section : « Comment pouvez-vous gérer vos préférences quant aux fichiers témoins ? » ci-dessous.
Comment pouvez-vous gérer vos préférences quant aux fichiers témoins ?
Vous pouvez gérer vos préférences à l’égard des fichiers témoins directement dans votre navigateur, notamment en désinstallant ou bloquant certains fichiers témoins. Cliquez sur votre navigateur dans la liste ci-dessous afin d’obtenir des instructions (certaines de ces pages Web pourraient ne pas être offertes en français). Vous pouvez retirer votre consentement à l’égard des fichiers témoins en tout temps en gérant vos préférences. Toutefois, certaines fonctionnalités pourraient être affectées par l’impossibilité d’installer des fichiers témoins dans votre navigateur.
Vous pouvez également installer une extension à votre navigateur pour empêcher l’utilisation de fichiers témoins et partager des informations avec Google Analytics.
Avec qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Nous partageons vos renseignements personnels avec nos fournisseurs de services, ou autrement, dans le cadre de nos services, selon les instructions de nos clients. Nous avons des contrats avec nos fournisseurs de services qui indiquent la façon dont ils doivent traiter vos renseignements personnels. Voici les catégories de tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels :
- Fournisseurs de services en technologie de l’information. Afin d’héberger notre site Web et d’offrir nos services en ligne, nous utilisons des fournisseurs comme Momentum et Microsoft Azure.
- Partenaires de marketing. Nous utilisons des fichiers témoins dans le cadre de la publicité numérique. Ces fichiers témoins sont opérés par des fournisseurs de services de marketing, notamment, Google, Meta/Facebook et YouTube.
Dans le cadre de nos services, nos clients, les courtiers immobiliers ou les sociétés auxquelles ils sont associés, déterminent les modalités du traitement des renseignements personnels nécessaires. Ainsi, nous pourrions partager vos renseignements personnels avec d’autres tiers dans le cadre de ces services, selon les instructions de nos clients. Veuillez vous référer à leurs politiques de confidentialité respectives pour plus d’informations.
Il se peut que nous soyons obligés de partager vos renseignements personnels avec les autorités si nous y sommes forcés, notamment suite à une ordonnance d’un tribunal nous forçant à divulguer des renseignements personnels. Lorsque nous pourrons légalement et raisonnablement vous informer de cette communication, nous le ferons.
Chez NexOne, l’accès à vos renseignements personnels n’est accordé qu’aux employés qui ont besoin d’y avoir accès. Nos employés et nos sous-traitants doivent signer une entente de confidentialité avant d’avoir accès à des renseignements personnels.
Où sont hébergés vos renseignements personnels?
NexOne s’efforce d’héberger vos données au Canada, et lorsque possible, au Québec. Cependant, avec la globalisation des échanges et l’utilisation croissante de nouvelles technologies, notamment celles en lien avec le développement des solutions de type infonuagiques, vos données sont susceptibles d’être transférées ou transmises à des destinataires situés en dehors du territoire du Canada, notamment aux États-Unis.
Dans le cadre de nos services, vos renseignements personnels sont hébergés dans la juridiction indiquée dans le tableau qui suit.
| SERVICES OFFERTS PAR NEXONE | JURIDICTION |
|---|---|
|
Site Web sécurisé pour courtiers immobiliers |
Québec et Ontario |
|
Stockage de données |
Québec et Ontario |
|
Signature électronique |
Québec et Ontario |
|
Offre de ressources connexes à la propriété |
Québec et Ontario |
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’utilisation non autorisée, l’accès, la divulgation, la modification ou la destruction. Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans des environnements sécurisés. NexOne s’efforce d’adopter des mesures physiques, administratives et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :- Accorder un accès aux renseignements personnels selon le besoin
- Minimiser les privilèges informatiques accordés au minimum requis pour la fonction d’un employé
- Mise en place d’une entente de confidentialité avec nos employés
- Formations à l’égard des employés en matière de protection des renseignements personnels
- Protection des renseignements personnels imprimés par un verrou
- Utilisation de mesures de sécurité techniques et opérationnelles, comme :
- Surveillance réseau
- Mise en place d’un protocole de sauvegardes,
- Utilisation de pare-feu et d’antivirus
- Politique de mots de passe forts et utilisation de solutions logicielles sécuritaires pour la gestion des accès et leur partage
- Authentification multifacteur (MFA) pour se connecter à des plateformes infonuagiques
- Utilisation du protocole SSL (Secure Sockets Layer)
- Chiffrement de plusieurs espaces de stockage,
- Examen périodique des mesures de protection de la vie privée
Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour vous fournir nos services, à moins que nous ne soyons tenus de les conserver plus longtemps en vertu des lois applicables. Lorsque les renseignements personnels sont traités pour le compte d’un client, c’est généralement le client qui détermine la période de rétention.Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels qui vous concernent et que nous détenons; et le droit de demander leur modification si nécessaire. Vous pouvez également demander que nous supprimions vos renseignements personnels, sauf dans les cas où nous sommes tenus de les conserver en vertu des lois applicables ou des instructions de nos clients. Selon les circonstances, différents droits peuvent vous êtes accordés à l’égard de vos renseignements personnels, notamment le droit de les modifier, d’y avoir accès, ou de retirer votre consentement. Consultez le site Web de la Commission d’accès à l’information pour plus d’informations. Différents droits pourraient être applicables si vous êtes domiciliés ailleurs qu’au Québec.Comment pouvez-vous exercer vos droits?
Vous pouvez exercer vos droits en tout temps en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels, ou en utilisant les fonctionnalités techniques mises à votre disposition, le cas échéant.Protection des renseignements personnels chez NexOne
NexOne
à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
Bureau 200
Saint-Hubert, Quebec
J3Z 0C4
Canada
Si vous communiquez avec nous, nous pourrions requérir des renseignements personnels additionnels afin de valider votre identité. Si nous ne pouvons accepter votre demande, nous vous informerons du motif de refus. Si vous êtes en désaccord avec notre décision, vous pouvez contacter de nouveau notre Responsable de la protection des renseignements personnels, et nous ferons une nouvelle étude de votre requête. Autrement, vous pouvez exercer vos droits auprès de la Commission d’accès à l’information, ou l’autorité responsable dans votre juridiction, si vous êtes domiciliés hors du Québec.
Modifications de la politique de confidentialité
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos traitements des renseignements personnels. Nous vous recommandons de consulter cette politique de confidentialité régulièrement pour prendre connaissance des modifications éventuelles.
Vous pouvez consulter la dernière date de mise à jour au bas de cette page.
Politique sur la confidentialité des renseignements personnels
Entrée en vigueur : 22 septembre 2023
Dernière mise à jour : 22 septembre 2023
